Gestão financeira para pequenas empresas

Introdução

Existe um tema que precisamos conversar e eu sei que você está evitando este momento (tensão no ar). Gestão financeira costuma ser a principal dor de cabeça dos empreendedores e autônomos. E até dá pra entender. Temos um bom conhecimento relacionado a produção, criação e execução e por isso que resolvemos disponibilizar nossos serviços para outras pessoas nos contratarem. Porém, é muito comum não sabermos praticamente nada sobre gestão financeira. 

Aí que mora o problema, meu parceiro. Segundo o SEBRAE (2014), o principal motivo do fechamento de uma pequena empresa está relacionado com a falta de capital ou lucro, representando 19% de todos os motivos relatados pelos empreendedores de pequenas empresas. Essa é uma informação interessante, pois isso pode ter relação direta com a maneira que a gestão financeira é feita nas pequenas empresas. Obviamente, essa é uma suposição oriunda desse fato relatado pelo SEBRAE, mas conversando com meus amigos consultores de negócios, sempre me relatam o caos que a vida financeira de uma pequena empresa costuma ter. Por isso, tenho uma certa desconfiança que a falta de capital ou lucro está diretamente relacionada à gestão financeira.

Bora resolver esse problema juntos? 

Siiiiiim! – Público ovacionando

A elaboração desse artigo seguiu fielmente minha própria experiência como empreendedor. É verdade que sou formado em Administração, então tive um contato mais próximo com contabilidade e finanças. Mas, já te digo que essa área nunca foi o meu forte e sempre busquei aplicar o básico para manter a vida financeira da minha empresa saudável e no verde. 

Importante você saber minha principal característica como gestor financeiro para compreender o porque das minhas decisões. Sou um gestor financeiro cagão (para ilustrar bem meu nível de conservadorismo). Por isso, minhas decisões sempre foram pautadas na visualização dos piores cenários. Assim, qualquer coisa que viesse diferente significava mais caixa (more money bro). E quando minhas previsões catastróficas se concretizavam, sempre existia um plano lindo e maravilhoso para ser executado. 

O artigo foi separado em dois. Este focado para o entendimento da teoria e o segundo para a parte prática. Se você já entende bem de gestão financeira e está precisando mais da parte ferramental, confere lá a segunda parte sobre as ferramentas de gestão financeira para pequenas empresas.

Tempo de Execução

32 horas aproximadamente. Configurar a ferramenta e gerar relatório irá variar de acordo com sua escolha entre Excel e Conta Azul. No Excel, você irá gastar mais tempo gerando relatório do que configurando as ferramentas. No Conta Azul será o oposto. 

• Definindo sua estrutura de custos e receitas: 2h
• Configurando a ferramenta: 26h
• Gerando relatórios: 4h

Investimento

R$0 a R$89,90/mês. Se você optar em fazer tudo pelo Excel, será de graça. Mas, eu recomendo a utilização do Conta Azul.

• Conta Azul: R$89,90/mês (cotado no dia 30/10/2020);

Nível de Dificuldade

5. Nível mediano porque existem alguns conceitos contábeis que precisamos aprender antes de aplicar a ferramenta. É muito comum ficarmos confusos as vezes (eu fico até hoje rsrs).

Ferramentas

• Excel ou Google Sheets;
• Conta Azul;

Conceitos contábeis

Meu objetivo não é te transformar em um contador profissional. Meu objetivo é te mostrar informações e ferramentas básicas que podem ser aplicadas na sua gestão financeira. Tudo que envolve esse artigo eu retirei da minha própria experiência e me trouxe bons resultados. Ressalto que, mesmo assim, você ainda precisa de um contador profissional que será responsável pela sua empresa no momento de realizar as prestações de contas anuais junto ao governo. Portanto, não se esqueça de envolver seu contador nesse processo até porque será ele quem irá receber os relatórios contábeis da sua empresa. Caso você seja um MEI ou ainda não tem um CNPJ, isso não é necessário. Você tem a liberdade para ser seu próprio responsável contábil realizando a Declaração Anual de Faturamento (MEI) ou IR para as pessoas físicas. 

Gastos

O primeiro conceito é aquele que deixa tudo no vermelho e sempre queremos reduzir ao máximo. O mundialmente famoso Gastos. Também conhecido pela turma da produção como Custos. Já entre a galera do administrativo é conhecido como Despesas. Os gastos também podem ser referenciados como Passivos (anota essa ai que vai ser importante mais pra frente). Além disso, existe uma diferença entre custos e despesas, viu! Se liga. 

Custos 

Todos os gastos relacionados a produção de produtos ou serviços que serão comercializados. Os custos podem ser coisas como:

• Matéria-prima;
• Máquinas;
• Mão-de-obra;
• Manutenção das máquinas de produção;
• Depreciação das máquinas de produção;
• Gastos de fabricação;
• Gastos de execução dos serviços;
• Gastos de implementação dos serviços;
• Energia para produzir os produtos;

Faça a seguinte pergunta:

Se eu interromper totalmente esse gasto, ainda consigo produzir meu produto/serviço?

Se a resposta for não, provavelmente esse gasto entra na categoria de custo. Ainda tá confuso?

Então bora exemplificar: Sou uma agência de comunicação e faço serviços como design de sites e artes gráficas. Meu funcionário designer, responsável pela execução dos meus projetos, entraria como custo ou despesa? Bom, se eu não tiver nenhum designer na minha empresa, continuo conseguindo executar meus projeto? Não. Então este é um Custo. 

Agora, meu outro funcionário é um administrador e é responsável por toda a parte financeira da minha empresa. Se ele não existisse, eu conseguiria executar meus projetos? Sim. Então esta é uma Despesa.

“Ahhh Davi, mas imagina meu negócio sem nenhum administrador. Não vai dar certo.” – Oreia seca

Não estou dizendo que o Paulo do financeiro não é necessário. Obviamente que a empresa ficaria mancueba se você retirar todas as despesas. Mas fazendo essa reflexão fica mais fácil de classificar seus gastos. 

Despesas

Agora ficou fácil né? São todos os gastos não relacionados a produção dos seus produtos/serviços. Alguns exemplos:

• Material de limpeza;
• Aluguel do escritório administrativo;
• Energia e agua do administrativo;
• Cafézinho (nãaaaaaao, deixe meu cafezim em paz!);
• Gastos do comercial;
• Gastos do RH;
• Alimentação;
• Material de escritório;

A segmentação entre Custos e Despesas é importante para você ter uma análise importantíssima sobre a saúde financeira da sua empresa. Através dos custos, podemos calcular qual é o gasto para produzir uma unidade do seu produto/serviço. Com essa informação podemos realizar a precificação do seu produto/serviço! Além disso, é um mal sinal caso suas despesas sejam maiores que seus custos. Isso pode significar um baixo rendimento do seu comercial (bora vender turma!) ou um gasto elevado e desnecessário com atividades estrategicamente não tão interessantes. 

Receitas

Hmmm é bom demais ver esse valor bem grandão e bonito. É o dinheiro que tá entrando no seu bolso, meu brother!

Receitas de Vendas

É importante destrincharmos suas receitas de acordo com a classificação correta. Uma empresa em crescimento costuma apresentar receitas de vendas altas e maiores do que as receitas financeiras. Por que? As receitas oriundas de vendas estão diretamente relacionadas ao rendimento de recursos provenientes da atividade de produção e comercialização. 

Receitas Financeiras

Já as receitas financeiras são relacionadas a apuração de valores que não estão ligadas a produção e comercialização. São oriundas de movimentações financeiras como: 

• Juros recebidos de investimentos em renda fixa;
• Recebimento de dividendos;
• Venda de ações;

A classificação separada é importante para a elaboração da DRE, mas também para te mostrar como está a operação da sua empresa. Normalmente, empresas que estão em amplo crescimento e com solidez, apresentam receitas de vendas muito superiores as receitas financeiras. Se suas receitas financeiras estão acima das receitas de vendas, significa que você está com muito dinheiro parado em aplicações financeiras e a operação da sua empresa está com tendências de queda. De quebra você tá recebendo uma informação bacana para avaliar outras empresas né. Depois a gente pode conversar melhor sobre valuation de negócios. Se for do seu interesse, deixa aí nos comentários. 

Fixos

Todos os gastos e receitas que não mudam no decorrer do tempo. Um bom exemplo de uma receita fixa é aquele contrato com valores fixos mensais que todo mês pinga na sua conta independente do que acontece. O importante é refletir se o valor muda ou não no decorrer dos meses. Temos como exemplos:

• Aluguel do seu escritório;
• Salários;
• Aluguéis de maquinário;
• Mensalidades de serviços;
• Condomínio; 

Variáveis

Nesse caso estamos tratando de receitas e gastos variáveis proporcionalmente com o nível de produção ou atividade. Sempre são variáveis que não conseguimos definir com exatidão antes de acontecerem. Alguns exemplos:

• Comissão de vendas;
• Receitas de vendas;
• Gastos com matéria-prima;
• Conta de luz e água;
• Infraestrutura de hospedagem;

Nem sempre esses exemplos se encaixam na sua realidade. Talvez no seu prédio a despesa com condomínio é fixa e imutável, sendo classificada como despesa fixa. Mas, as vezes seu condomínio pode incluir agua e luz e acaba tendo variações em cada mês, sendo classificada como despesa variável. Vai depender de cada realidade analisada. 

Fluxo de Caixa

Rapaz, se tem uma coisa que você PRECISA aplicar é o tal do Fluxo de Caixa. Eu nasci em uma família de empreendedores (sério, aqui é quase obrigação ter nem que seja uma carrocinha de churros) e já vi gestões financeiras de todos os tipos. Por unanimidade, todo mundo que não fazia Fluxo de Caixa era pego de calças arriadas e, consequentemente, não tinha paz. Eu gosto de dormir relaxado todas as noites e você? Então para de fazer gestão financeira olhando o saldo da sua conta. Ter dinheiro hoje não significa que você terá dinheiro amanhã! 

Nesse artigo do Conta Azul, a definição de Fluxo de Caixa é:

“Fluxo de Caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa, ou seja, o que você recebe e o que paga em seu negócio.” – Conta Azul.

O clássico das pessoas que não fazem fluxo de caixa é sair gastando dinheiro assim que ele cai na conta. Já paga rodada dupla de chopp pros brother, gasta o dinheiro todo e na outra semana chega um boleto (que não deveria ser uma surpresa) e ela entra no cheque especial. Não seja essa pessoa e para de bancar cerveja que você não tem para os outros. 

Bom, o conceito de fazer um fluxo de caixa é simples. Basta fazer uma projeção dos seus gastos e receitas no futuro. Na teoria parece simples, mas na prática você encontrará muitas dúvidas e é normal utilizarmos de uma aproximação. O importante é a variação do previsto não ser tão grande em comparação com o realizado. 

Previsto x Consolidado

A base do fluxo de caixa é essa. Você fará uma previsão dos seus gastos e receitas futuras e depois uma consolidação dos resultados. É praticamente impossível acertarmos tudo, mas também precisamos de uma meta para sua expectativa não ficar completamente errada e o trabalho perder o sentido. 

Um índice que eu costumava utilizar na minha gestão financeira era de 95% de acerto. Ou seja, eu considerava aceitável uma variação de 5% para cima ou para baixo na previsão de um mês para o outro. Essa porcentagem pode variar no seu caso. Vou te ajudar a decidir. Vamos supor que seus gastos mensais são em torno de R$10.000,00. Se seu gasto variar R$500,00 (5%) além do que você previu, isso será suficiente para desestabilizar sua empresa? Se sim, precisamos reduzir esse percentual até um nível que o erro não atrapalhe a saúde da sua empresa.

Tempo

Cara, essa é uma definição importante. Como eu disse anteriormente, sou conservador nas minhas análises e decisões financeiras. Então, buscava sempre um fluxo de caixa que me deixava seguro. Gosto de trabalhar com pelo menos 12 meses de fluxo de caixa futuro muito bem definidos. É claro que quanto mais distante mais difícil é de acertar. Mas 12 meses considero um bom número. Eu comecei fazendo com apenas 3 meses. Logo logo se mostrou muito precária essa análise, pois quando precisava contratar alguém ou firmar um novo investimento já me deixava muito inseguro o fato de não conhecer o amanhã. Quando passei a fazer de 12 meses, isso me deu muito mais tranquilidade por saber que poderia cumprir com os compromissos firmados hoje até 12 meses, independente de uma catástrofe.

Depreciação

A depreciação é a ação do tempo deteriorando seus ativos. Por exemplo: seu carro desvaloriza todos os meses, né? Essa desvalorização mensal é a depreciação do seu carro. Portanto, se você comprou um notebook para sua empresa ele não irá durar para sempre. Chegará um dia que a tela azul será regra e o trojan vai imperar. Nesse momento, o escorpião tão protegido dentro do seu bolso irá conhecer o mundo e um novo computador será comprado. Existem duas maneiras de você colocar a depreciação no seu fluxo de caixa:

1. Uma parcela mensal em cada mês;
2. O valor total na data prevista do investimento;

Em uma perspectiva profissional de prestação de contas, quem define as taxas de depreciação é a própria Receita Federal. Porém, para nossa dinâmica prática, buscaremos uma análise condicionada a nossa realidade. Para calcular a depreciação tente estimar em quanto tempo seu equipamento irá ficar totalmente defasado e no momento de aposentar. Quanto tempo isso leva? E depois desse período, qual será o valor que você consegue vendê-lo nem que seja para o ferro velho? Esse valor é chamado de valor residual e pode ser lançado como uma receita no seu fluxo de caixa. Já o período será o prazo total que teremos para provisionar esse recurso ou a data que iremos lançar o custo da aquisição do novo equipamento. 

Portanto, vamos supor que na média você troca seu computador a cada 5 anos e o valor do último equipamento comprado foi de R$4.000,00. O prazo total será de 60 meses e todo mês você precisa provisionar R$66,66. Ou, lançar como custo a compra de um novo computador no valor de R$4.000,00 daqui a cinco anos. 

Provisionamentos

Os provisionamentos não são limitados apenas a depreciação dos seus equipamentos. Todos os gastos que você sabe que terá no futuro e que não ocorrem no mês vigente podem ser geridos através do provisionamento. Alguns exemplos:

• Troca de equipamentos;
• Taxas ou impostos anuais;
• Obrigações trabalhistas como 13º salário e férias;

Uma das formas que eu mais gosto de executar os provisionamentos é abrir uma conta de investimento somente para isso e depositar todos os meses esses valores. Você pode abrir uma conta poupança e colocar todo aquele gasto que você terá no futuro. Assim, seu dinheiro não fica te seduzindo para ser gasto na conta corrente e ainda rende uns trocadinhos de juros enquanto está parado. Pode ser investido em títulos do governo ou outras rendas fixas desde que o vencimento das mesmas coincidam com o momento que você irá utilizar aquele recurso. Investimento em renda variável eu não recomendo pois no dia que você precisar do dinheiro, o mercado pode estar em um momento de baixa e te obrigando a realizar os ativos com prejuízo. 

DRE

Como falei, ainda temos o Balanço Patrimonial, mas deixarei para um próximo artigo para discutir sobre ele. Com as definições já feitas, tenho certeza que você está pronto para iniciar a etapa prática da gestão financeira! 

Ainda se sentindo meio perdido?

Olha a DRE da Petrobrás no 4 trimestre de 2020. Esse resultado foi retirado da divulgação dos resultados da empresa. 

Balanço Patrimonial

Diferente da DRE, que demonstra os resultados da empresa em um determinado período, o Balanço Patrimonial é uma foto da situação da empresa. Podemos ter situações onde a empresa apurou prejuízo, mas ainda conta com um Balanço Patrimonial positivo, pois detém, por exemplo, muitos ativos imobilizados. 

O BP (Balanço Patrimonial) é separo entre ativos, passivos e patrimônio líquido. Ativos são os bens da empresa ou contas à receber. Passivos são as obrigações a serem pagas. Um boleto da conta de internet que vencerá daqui a 30 dias é um passivo. Agora, um boleto emitido para seu cliente pagar daqui a 30 dias é um ativo. Sacou? 

Já o patrimônio líquido é relacionado às obrigações frente aos acionistas, investidores e fundadores da empresa. Quando você inicia uma empresa, deve-se designar um valor de investimento entre os sócios. Esse valor constitui o patrimônio líquido, de forma bem resumida. 

Sendo sincero, como um pequeno empreendedor, eu visualizo mais vantagens em investir em uma análise mais aprofundada na DRE do que no BP. Mas é claro que o BP é super importante, apenas considero que o momento de investir nessa análise seja algo para o futuro. No começo, apenas faça um alinhamento com seu contador e repasse a ele essa responsabilidade. 

Olha o Balanço Patrimonial da Petrobrás no 4 trimestre de 2020. Esse resultado foi retirado da divulgação dos resultados da empresa.

Obs: Eu sei que a leitura dessa imagem está ruim. Recomendo clicar no link e baixar o arquivo original PDF. 

No próximo artigo iremos abordar as ferramentas necessárias para você colocar em prática sua gestão financeira! 

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Você já tem uma gestão financeira muito bem estruturada e mesmo assim não está apurando lucros? Hmm então pode ser que o ideal é dar uma bombada no seu comercial. Se liga nesse artigo onde ensino a fazer um funil de vendas específico para sua situação. 

Obrigado pela agradável companhia e deixe nos comentários qualquer dúvida ou sugestão

Abraaaaaço.