Como fazer a gestão financeira de uma pequena empresa?

Introdução

Existe um tema que precisamos conversar e eu sei que você está evitando este momento (tensão no ar). Gestão financeira costuma ser a principal dor de cabeça dos empreendedores e autônomos. E até dá pra entender. Temos um bom conhecimento relacionado a produção, criação e execução e por isso que resolvemos disponibilizar nossos serviços para outras pessoas nos contratarem. Porém, é muito comum não sabermos praticamente nada sobre gestão financeira. 

Aí que mora o problema, meu parceiro. Segundo o SEBRAE (2014), o principal motivo do fechamento de uma pequena empresa está relacionado com a falta de capital ou lucro, representando 19% de todos os motivos relatados pelos empreendedores de pequenas empresas. Essa é uma informação interessante, pois isso pode ter relação direta com a maneira que a gestão financeira é feita nas pequenas empresas. Obviamente, essa é uma suposição oriunda desse fato relatado pelo SEBRAE, mas conversando com meus amigos consultores de negócios, sempre me relatam o caos que a vida financeira de uma pequena empresa costuma ter. Por isso, tenho uma certa desconfiança que a falta de capital ou lucro está diretamente relacionada à gestão financeira.

Bora resolver esse problema juntos? 

Siiiiiim! – Público ovacionando

A elaboração desse artigo seguiu fielmente minha própria experiência como empreendedor. É verdade que sou formado em Administração, então tive um contato mais próximo com contabilidade e finanças. Mas, já te digo que essa área nunca foi o meu forte e sempre busquei aplicar o básico para manter a vida financeira da minha empresa saudável e no verde. 

Importante você saber minha principal característica como gestor financeiro para compreender o porque das minhas decisões. Sou um gestor financeiro cagão (para ilustrar bem meu nível de conservadorismo). Por isso, minhas decisões sempre foram pautadas na visualização dos piores cenários. Assim, qualquer coisa que viesse diferente significava mais caixa (more money bro). E quando minhas previsões catastróficas se concretizavam, sempre existia um plano lindo e maravilhoso para ser executado. 

O artigo foi separado em dois. Este foi elaborado com a parte prática, já buscando ferramentas para fazer sua gestão financeira. Se você tem dificuldades em entender os conceitos contábeis, recomendo ler o primeiro artigo sobre gestão financeira para pequenas empresas.

Tempo de Execução

32 horas aproximadamente. Configurar a ferramenta e gerar relatório irá variar de acordo com sua escolha entre Excel e Conta Azul. No Excel, você irá gastar mais tempo gerando relatório do que configurando as ferramentas. No Conta Azul será o oposto. 

• Definindo sua estrutura de custos e receitas: 2h
• Configurando a ferramenta: 26h
• Gerando relatórios: 4h

Investimento

R$0 a R$89,90/mês. Se você optar em fazer tudo pelo Excel, será de graça. Mas, eu recomendo a utilização do Conta Azul.

• Conta Azul: R$89,90/mês (cotado no dia 30/10/2020);

Nível de Dificuldade

5. Nível mediano porque existem alguns conceitos contábeis que precisamos aprender antes de aplicar a ferramenta. É muito comum ficarmos confusos as vezes (eu fico até hoje rsrs).

Ferramentas

• Excel ou Google Sheets;
• Conta Azul;

Gestão financeira 

Agora que você tem os conceitos contábeis bem claros na sua cabeça, chegou o momento de colocar a mão na massa, né? Existem várias formas de fazer sua gestão financeira, mas vou citar duas: Excel e Conta Azul. Para simplificar sua decisão, eu iria de Conta Azul. Porém, pode ser que seu orçamento não suporte no momento e, neste caso, o Excel cai bem. 

Excel

Usando o Excel seu trabalho braçal será bem árduo. Basicamente você vai precisar criar (ou adquiri) um excel específico para essas análises. Ainda bem que existem pessoas que compartilham seu conhecimento na internet, não é mesmo? Pois é. Abaixo, selecionei uma sequência de vídeos excelentes para que você organizar sua gestão financeira nas planilhas do Excel.

FLUXO DE CAIXA

DRE

Conta Azul

• Fluxo de Caixa;
• Contas a pagar e receber;
• Conciliação bancária;
• Emissão de NF automática;
• DRE gerencial;
• Padronização para sua contabilidade;

Configurando

O Conta Azul vai te custar em torno de R$89,00/mês nos planos mais simples. Mas tenho certeza que se você tem uma pequena a media empresa será mais do que suficiente. Seguindo a própria recomendação do Conta Azul e complementando com algumas coisas que aprendi na prática usando o software, você precisa se atentar para as seguintes atividades (faça nessa ordem!):

1. Comece cadastrando Contas Bancárias. Para utilizar na plenitude essa função, o ideal é cadastrar uma Conta Bancária real pois você pode integrar com o Conta Azul e o sistema irá fazer a conciliação bancária de forma semi-automática. Eu gosto de utilizar essa função para criar negócios diferentes que fazem parte do mesmo empreendimento. Por exemplo: Sou produtor rural e tenho 3 empreendimentos diferentes (2 fazendas e venda de insumos agrícolas). Ao invés de criar 3 Conta Azul diferentes, eu recomendo criar uma Conta Bancária para cada empreendimento (na vida real também!).
2. Montando sua estrutura de DRE. Agora entre na aba de categorias e inicie a montagem da sua DRE. O Conta Azul já vem com uma estrutura feita, mas normalmente sempre falta alguma categoria específica do seu negócio. Recomendo também ligar para seu contador e verificar qual a estrutura que ele usa pois seguindo a mesma você irá economizar um bom tempo de trabalho e erros de interpretação. Eu costumo substituir esse código do Conta Azul pelo código do meu contador. Desta forma, independente de como estiver escrito a descrição do item, meu contador vai saber qual é o item contábil referido. Caso você não tenha um contador, utilize uma estrutura que faça sentido para você, pois provavelmente você é um MEI e usará apenas a DRE para gerar análises gerenciais que não vão te comprometer com a RF em caso de erros leves.
3. Crie centros de custos. Essa função é show de bola demais! Ela funciona como se fosse um filtro que você poderá ativar no futuro para dar um zoom em sua análise financeira em algum aspecto específico do seu negócio. Então, voltando ao exemplo do produtor rural, vamos supor que em uma das fazendas temos avicultura (produção de frangos), gado de corte e suinocultura. Cada uma dessas atividades pertencem ao mesmo negócio e podem ser um centro de custo diferente. Desta forma, você saberá exatamente onde a fazenda está tendo lucros ou prejuízos!
4. Faça os lançamentos. Feitas todas as etapas anteriores, estamos prontos para lançar aquela montoeira de notinhas fiscais, cupons, custos e receitas que seu negócio tem (de preferência mais receitas do que custos né!). Caso você já tenha uma planilha de gestão, pule para o passo 5. O lançamento individual é bem intuitivo, mas não se esqueça de sempre ativar o botão “Mostrar mais opções” para seu lançamento ficar completo. Use e abuse da funcionalidade “Repetir” nos lançamentos recorrentes. Mesmo você não sabendo exatamente qual será o valor dos meses futuros, será muito útil lançar uma estimativa para gerarmos o fluxo de caixa depois.
5. Importe sua planilha. Para facilitar sua vida, jovem padawan, o Conta Azul disponibiliza a opção de importação de planilha em “Adicionar Lançamento” – “A partir de uma planilha”. Porém, muita atenção para não fazer caquinha. Somente é permitido planilhas na versão Planilha do Microsoft Excel 97-2003 (.xls). Por que? Sei lá, parceiro. Briga com os caras da Conta Azul. Outro ponto importante é preencher todos os itens pois se tiver item obrigatório em branco a importação irá falhar. Fique atento também na coluna de “valor” de utilizar o formato como número padrão Brasil, aquele padrão que usa o separador decimal como vírgula ao invés de ponto. O Conta Azul também disponibiliza uma planilha padronizada para você utilizar e não fazer besteira.

Depois de feito tudo isso é só correr pro abraço! Existem várias outras funcionalidade no Conta Azul que vão além da gestão financeira, como o envio de orçamentos e criação de contratações recorrentes. No futuro prometo abordar cada um deles para você. 

Conclusão

Está na dúvida de qual ferramenta usar na sua gestão financeira? Vou tentar te ajudar!

Sem sombra de dúvidas o Conta Azul é a melhor opção na minha humilde opinião. A facilidade que esta ferramenta traz no seu dia-a-dia é absurda! Eu fazia toda minha gestão financeira no Excel. Era caótico pois a gente acaba tendo que lidar com vários arquivos diferentes e, o principal, sempre que tem mudança na sua estrutura financeira, como o cancelamento de algum gasto ou aquisição de um novo, você fica as vezes horas tendo que atualizar planilhas do seu fluxo de caixa futuro, sem contar com a possibilidade de esquecer em algum mês (já aconteceu várias vezes comigo). Já no Conta Azul, quando você deleta algum item, ele já te pergunta se deve ser deletado somente este item, os itens futuros ou todos eles. Isso facilita muito a sua vida. 

Mas eu sei que nem sempre temos o valor para investir. Neste caso, vai ter que ser de planilhão mesmo. Então para concluir, minha recomendação é: Se você não tem o recurso, economiza em alguma outra coisa e contrata um plano. Vai valer a pena, te garanto. Se realmente não tem jeito, começa usando o Excel, mas já com a estrutura do Conta Azul e com o planejamento futuro de mudar no momento que for viável. 

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Você já tem uma gestão financeira muito bem estruturada e mesmo assim não está apurando lucros? Hmm então pode ser que o ideal é dar uma bombada no seu comercial. Se liga nesse artigo onde ensino a fazer um funil de vendas específico para sua situação. 

Obrigado pela agradável companhia e deixe nos comentários qualquer dúvida ou sugestão

Abraaaaaço.