Como tomar decisões rápidas e eficientes em reuniões

Reuniões são algo trivial em qualquer rotina de trabalho. Extremamente importantes para alinhar ideias, construir soluções e tomar decisões. Mas, quando não são bem direcionadas, se tornam a atividade mais improdutiva do seu dia. Por isso, saber conduzir a reunião é essencial. Nesse artigo te ensino passos simples para que você e sua equipe se tornem especialistas em tomar boas decisões em curtos espaços de tempo.

Tempo de Execução

30 minutos aproximadamente.

Investimento

R$0. Usamos post-its nesse exemplo, mas você pode utilizar papel e durex.

Nível de Dificuldade

1. Muito fácil de executar.

Ferramentas

Post-it;
Canetas Sharpie para facilitar a leitura das anotações;

Defina o líder da equipe

Ter uma liderança é essencial para a finalização dessa dinâmica. Por isso, avalie quem é a pessoa que detém o maior conhecimento sobre o tema discutido na reunião. O líder terá o poder especial para decidir quando existe uma divergência no grupo.

Atenção: escolher o líder não significa simplesmente escolher o chefe, mas a pessoa que mais entende do assunto discutido.

O problema principal

Em um post-it anote o problema principal a ser resolvido naquela reunião. Se existir vários problemas, tente condensar todos em um único tópico. Se não for possível, pode ser que seja necessário dividir em duas reuniões para manter a dinâmica objetiva.

Cole o post-it em um local visível na parede.

Construção de soluções

Cada pessoa terá 10 minutos para anotar a maior quantidade possível de soluções para o problema definido. Essa dinâmica deve ser cronometrada e feita em silêncio. O importante aqui é quantidade e não a qualidade das soluções. Anotem em post-its e colem na parede ao lado do problema ao final do tempo.

Leitura das soluções

Reserve 5 minutos para todos os membros levantarem de seus lugares e irem até a parede onde todas as soluções foram coladas. Nesse tempo, cada um deve ler em silêncio todas as soluções criadas.

Escolhendo as melhores

Agora estamos preocupados com a qualidade das soluções. Cada membro da reunião poderá dar 2 votos, fazendo uma pequena bolinha no post-it da solução desejada. Os dois votos podem ser dados para uma única solução. Ao final, devemos ter alguns poucos post-its com votos. Separe todos que receberam ao menos um voto e o restante pode ser descartado.

Defesa da solução

Convide os membros responsáveis por criar as soluções votadas. Cada um terá 3 minutos para explicar de forma rápida e breve suas ideias. O objetivo aqui é suprir a reuniões com novas informações para a tomada de decisão.

Definindo a melhor solução

Agora chegou o momento do líder da equipe decidir qual será a solução escolhida. Ele pode escolher aquela que teve a maior quantidade de votos ou optar por uma que não teve tantos votos assim. A escolha é dele e a equipe, ao final dessa dinâmica, já trouxe informações suficientes para uma decisão eficiente.

Conclusão

O objetivo da dinâmica é alinhar o potencial criativo dos indivíduos sem ter perdas de produtividade com reuniões de brainstorming fora do controle. Por isso, utilizamos da criatividade das pessoas, mas de forma silenciosa e individual. Em seguida, temos a segmentação entre ideias ruins e boas utilizando da percepção em grupo da equipe. Ao final, o líder que é o indivíduo com maior experiência, escolhe qual será o direcionamento da equipe escolhendo uma única solução. A metodologia foi retirada do livro Sprint de Jake Knapp.

Gostou? Então clica ali naquela estrelinha no seu navegador e salva esse conteúdo nos seus favoritos assim fica mais fácil para você consultá-lo sempre que precisar!

Você costuma ficar perdido em sua gestão financeira? Não deixe de ler esse artigo onde mostro ferramentas úteis para você aplicar uma gestão financeira eficiente.

Obrigado pela agradável companhia e deixe nos comentários qualquer dúvida ou sugestão

Abraaaaaço.

Como tomar decisões rápidas e eficientes em reuniões