Perdi todo o trabalho de uma reunião com 8h de duração

O churrasco

Era sábado. O céu estava com aquele azul convidativo para sair de casa. O calor exigia uma boa piscina e meus amigos, como era de se esperar, já lotavam meu whatsapp de convites para um bom e velho churrascão da galera. Mas esse sábado era diferente. Já tinha me programado para realizar uma reunião comercial.

Busco sempre manter um equilíbrio entre trabalho e lazer. Esse equilíbrio consiste em um compromisso com você mesmo, não abrindo mão de coisas como ter um horário de descanso. Como você imagina, o final de semana é reservado para isso. Porém, estava negociando já fazia algumas semanas um novo contrato. Você como vendedor sente quando a oportunidade é promissora. Era um grupo que queria desenvolver um aplicativo e não morava em Belo Horizonte (sede na época da minha empresa). Então, o único dia possível para uma reunião que conciliava todas as agendas era no horário e dia do churrascão da galera. Alguns momentos precisamos abrir mão de algo para conquistar outras coisas. E a reunião iria acontecer, mesmo com os protestos e chantagens dos meus amigos “só por isso vou levar heineken e te enviar foto, seu mané”.

A reunião

Acordei cedo, bem antes do horário necessário para aquecer os motores do meu cérebro. Já queria chegar lá no modo de vendedor bem afiado. Cheguei no escritório, revisei as conversas anteriores, pesquisei algumas referências e fiz uma breve pesquisa sobre os possíveis clientes. Estava pronto para o combate!

Eles chegaram todos juntos. Como moravam em uma cidade com uns 150km de distância, se organizaram para os quatro virem no mesmo carro. Pessoal gente boa, fato muito comum no interior mineiro. A conversa era sempre amistosa e divertida. Mas tínhamos muito trabalho pela frente. Ainda precisávamos fazer o levantamento de requisitos do projeto, que é uma descrição detalhada de tudo que deveria ser desenvolvido. Só assim eu conseguiria fazer um orçamento assertivo. Começamos às 08:00 com as apresentações. Por volta das 09:00 tinha encerrado e retirado todas as dúvidas sobre como desenvolver um software, contando acerca do processo todo. Até às 11:00 ficamos discutindo sobre o modelo de negócio, com direito à uma boa apresentação sobre a vida de cada um deles (cliente gosta disso e esse momento de aproximação pode ser o diferencial entre vender ou não).

Depois iniciamos o levantamento de requisitos. Usamos desenhos no papel, post-its e muita anotação para imaginar como seria esse aplicativo. Lembre-se disto, será importante no desfecho. Cada funcionalidade era anotada e descrita em um documento word. Esse processo demora bastante, pois uma ideia leva à outra. Deu 13:00 e a fome estava naquele nível de devorar o próprio estômago. Decidimos “almoçar” balinhas Butter Toffees com bastante café, até porque não finalizar tudo naquele dia não era uma opção. E assim foi até finalizarmos o escopo do projeto. Isso já era umas 14:00. Perguntei se eles queriam encerrar e eu mandaria o orçamento por e-mail. Os quatro foram taxativos e disseram que não voltariam de novo à BH tão cedo. Por um lado eu fiquei meio decepcionado, pois a foto da heineken geladinha já tinha chegado no meu celular. Mas por outro, fiquei bem animado até porque eles queriam de todo jeito ter uma definição sobre o assunto, sinal claro de interesse nos meus serviços.

O orçamento

Solicitei alguns minutos para analisar todas as informações e montar um orçamento. Enquanto isso, todos ficaram na sala conversando e discutindo quem estava com mais fome. Abri minhas planilhas de orçamento e, o mais rápido que consegui, montei um orçamento. Já batia 15:00 e estava pronto para apresentar o custo do projeto. A reação foi um misto incerto se houve ou não interesse. Me pediram um momento à sós na sala para discutirem uma contraproposta. Ao voltar à sala, os quatro estavam enfileirados um ao lado do outro, em formação romana de defesa. É engraçado como o simples fato de você estar em uma negociação sozinho e em desvantagem numérica já causa um incômodo. Parece que você está sendo encurralado por uma gangue. E a pressão foi grande. Mineiros do interior têm essa prerrogativa também. É uma choradeira danada por desconto. Foi firme em alguns aspectos e cedi em outros, até porque queria fechar o projeto e, em caso de sucesso, seria um dos maiores projetos da empresa naquela época. Ao final, ambas as partes não estavam totalmente satisfeitas, um bom sinal de que a negociação foi equilibrada e não favoreceu apenas um lado. Negócio fechado! Ufaaa, o relógio já batia 16:00.

O roubo

Contrato fechado. Sorriso na cara. Sensação de dever comprido. O que mais eu queria naquele sábado ensolarado? Uma cerveja para comemorar, é claro! Liguei para um dos meus amigos e convoquei para uma reunião etílica inadiável em qualquer bar da cidade. Nesse ponto Belo Horizonte não decepciona. Já que o mineiro não tem mar, ele vai pro bar. Do escritório já fui direto para a região central da cidade. Bastante movimento. Estacionei o carro embaixo do prédio do meu amigo e que, por coincidência, também era ao lado do bar. O plano era se embriagar e repousar por ali mesmo, para não dirigir depois de beber.

Churrasquinho na mesa, cerveja gelada servida e um amigo pronto para escutar cada detalhe do recém contrato fechado. Tudo estava perfeito até o garçom se aproximar da mesa: “O carro de algum de vocês tem placa de Brasília?”. O meu. Qual era a chance de ter outro carro com placa de Brasília estacionado ali? A chance tinha, mas eu sabia que era baixa. Já esperei o pior e ele veio. Estouraram o vidro do meu carro e roubaram minha mochila. Adivinha? Com meu notebook dentro. Quase chorei. Só fiquei pensando em todo o trabalho daquele dia desperdiçado. E como eu iria explicar para meus recém clientes? Meu dia se tornou um pesadelo. Mas meu amigo me lembrou da parte boa daquele dia. Eu tinha fechado o contrato e, mesmo me dando um trabalho extra, isso não iria mudar. No final, acabei tendo dois bons motivos para me embriagar: contrato fechado e notebook roubado.

E como resolver esse problema?

Como você já sabe, a maioria dos meus relatos não tem um final feliz. Esse teve um final parcialmente feliz. Eu já utilizava os serviços de nuvem, mas nesse caso não foi suficiente pois não tinha feito o upload do arquivo. Obviamente que não recuperei meu notebook e nem o arquivo que precisava. Lembra que a gente fez muitas anotações em papéis e post-its? Isso salvou parcialmente o trabalho. No dia seguinte voltei ao escritório e recuperei toda a papelada. Com base nisso e ainda com a memória fresca, fui relembrando a reunião e refazendo o escopo do projeto e orçamento. Ao final, expliquei a situação aos clientes e fizemos uma reunião breve de conferência das informações recuperadas, dando tudo certo. Então lá vão as dicas para você não passar pela mesma situação:

Registar tudo digitalmente é primordial, mas as vezes o papelzinho tem seu lugar. Faça uma anotação breve, feita em tópicos logo após a reunião. Você pode usar uma agenda ou um caderno. Isso pode ser útil no futuro, como você mesmo leu aqui.
Essa é a principal dica: Utilize o Google Drive (ou similar). Se você não faz isso hoje, pare tudo que esteja fazendo agora e crie uma conta. O Google Drive vai criar uma pasta na nuvem que funcionará como um backup em casos de emergência. Além disso, fica fácil compartilhar arquivos com sua equipe. Porém, você ainda terá que lembrar de fazer o upload dos arquivos ao final das reuniões. Então, para resolver isso, leia a dica 3.
Utilize o Google Sync. Essa é a cereja do bolo. Usando essa funcionalidade do Google Drive, você criará uma pasta no seu computador sincronizada com a nuvem. Todas as vezes que algum arquivo é adicionado ou modificado dentro dessa pasta, seu computador irá automaticamente sincronizar com a nuvem. Pronto! Você nem precisa lembrar de fazer o upload dos arquivos, basta salvar sempre na mesma pasta do seu computador